Bagaimana Meningkatkan Kualitas Komunikasi dengan Tim Remote?

Bekerja secara remote atau biasa dikenal work from home (WFH) merupakan istilah yang dipakai para pekerja yang menyelesaikan pekerjaan dari rumah atau secara jarak jauh, sehingga tidak harus pergi ke kantor. Istilah ini sudah sering digunakan untuk para pekerja lepas, baik yang bekerja untuk perusahaan lokal, nasional, atau bahkan mengerjakan proyek internasional.

Di Indonesia, WFH mulai bergaung semenjak insiden Covid-19 terjadi di bulan Maret lalu. Kini, lebih dari 50% perusahaan sudah meminta karyawannya untuk bekerja secara jarak jauh.

Namun, bagaimana cara mengatur kerja sama serta menjaga komunikasi dengan tim agar tetap lancar di masa bekerja secara remote ini?

1. Membangun leadership yang kuat

Poin ini ditujukan para pemimpin yang berada di posisi leader hingga manager. Kini, saatnya para ketua tim mendokumentasikan kebutuhan serta mendengarkan keluhan anggota tim saat menjalani kerja secara remote. Hasil tersebut dapat disampaikan di waktu rapat dengan para petinggi perusahaan. Tentunya, perlu dipilah lagi mana yang perlu disampaikan atau tidak. Dalam hal ini, kunci utamanya adalah saling terbuka satu sama lain.

2. Aktifkan chat group untuk memudahkan koordinasi

Dalam bekerja secara jarak jauh, yang diperlukan selanjutnya adalah komunikasi dengan tim yang lancar.  Caranya dengan memanfaatkan chat group dari aplikasi pesan yang banyak digunakan untuk mempermudah koordinasi. Contoh saja, Anda bisa menggunakan Telegram yang mampu menampung banyak anggota serta memiliki tingkat keamanan tinggi. Aplikasinya pun tidak terlalu memberatkan ponsel.

3. Kenali kepribadian anggota tim

komunikasi-dengan-tim-remote

Setiap anggota tim memiliki kepribadian masing-masing, bahkan tidak sedikit yang berkebalikan dengan kepribadian Anda. Namun, sebagai seorang leader yang baik, Anda setidaknya harus mengenali kepribadian setiap anggota tim. Pahami mereka.

Jika memang mereka mengalami kesulitan dalam berkomunikasi melalui chatting ataupun video call, maka bicarakan terlebih dahulu padanya mengenai kebijakan kerja jarak jauh. Anda bisa mengajaknya untuk bertemu jika keadaan memungkinkan atau melakukan panggilan secara pribadi.

4. Tentukan tujuan yang harus dicapai bersama

Sebuah tim mengerjakan proyek bersama dengan satu tujuan. Maka, bila ada yang mengalami kesulitan di tengah proses kerja remote, ingatkan kembali akan tujuan yang harus dicapai bersama. Usahakan, tujuan tersebut sudah dikomunikasikan sejak dini, sebelum akhirnya kerja jarak jauh dijalankan.

5. Buat peraturan yang jelas selama bekerja secara jarak jauh

Agar pekerjaan dapat berjalan lancar dan produktivitas tim meningkat meskipun semua anggota tim bekerja secara jarak jauh dan jarang bertemu, Anda harus sudah menentukan seperti apa peraturan yang harus dipatuhi oleh setiap anggota tim.

Misalnya, rapat evaluasi diadakan setiap satu minggu sekali untuk melihat perkembangan anggota tim serta melihat hasil pekerjaan selama satu minggu ini. Gunakan aplikasi pihak ketiga untuk membantu memonitor jam kerja para anggota tim. Buat pula peraturan bila tiap anggota ingin izin tidak masuk, prosedurnya seperti apa.

Jika semua sudah jelas, anggota tim akan dengan mudah menjalani kerja remote. Produktivitas pun dapat tetap terjaga kualitasnya.

6. Tentukan satu waktu untuk berkumpul agar saling mengenal

Dalam satu tim, saling mengenal adalah hal yang wajib dan penting. Maka, Anda dapat mengatur sebuah pertemuan untuk semua anggota tim agar dapat berkumpul dalam satu waktu. Bila memang kondisi memungkinkan, berbincanglah bersama saat akhir pekan di sebuah kedai kopi. Sebisa mungkin, hindari membicarakan masalah pekerjaan, tetapi hal lain yang mungkin berhubungan dengan kemampuan mereka atau teknologi yang berhubungan dengan pekerjaan.

Namun, bila tidak memungkinkan, Anda bisa mengadakan video conference di luar jam kerja untuk semua anggota tim mengobrol satu sama lain. Obrolan bebas dan santai, tanpa ada menyinggung soal pekerjaan. Tujuannya agar semua anggota mengenal satu sama lain.

7. Berikan kepercayaan dan hormati ritme kerja anggota tim

komunikasi-dengan-tim-remote

Percayalah pada anggota tim Anda. Hormati pula ritme kerja mereka. Pasalnya, tidak semua orang dapat bekerja di jam-jam kerja yaitu dari pukul 09.00 – 17.00. Ada tipikal orang yang baru bisa bekerja ketika malam hari atau bahkan saat dini hari.

Maka, hormati ritme kerja itu. Selama tugas mereka terselesaikan dan tidak ada task yang berantakan, maka biarkan saja. Namun, dengan catatan, ketika dibutuhkan mereka harus tetap ada untuk membantu.

Pasalnya, jika Anda terlalu memaksakan untuk semua anggota mengikuti ritme kerja Anda, maka bisa jadi pekerjaannya akan berantakan. Task tidak akan selesai, dan akhirnya pekerjaan tidak akan terselesaikan sesuai timeline.

Itulah langkah-langkah yang bisa Anda gunakan untuk menjaga komunikasi dengan tim tetap berjalan lancar sekalipun harus bekerja secara jarak jauh. Sebagai tambahan, Anda bisa memanfaatkan teknologi yang ada untuk menunjang pekerjaan. Paling tidak, tentukan satu atau dua aplikasi pihak ketiga yang benar-benar bisa membantu menjaga komunikasi tersebut dan meningkatkan produktivitas anggota tim.


Sudah 3 tahun saya menjalankan bisnis dan bekerja dengan tim secara remote. Banyak pengalaman yang didapatkan karena saya langsung terjun tanpa riset lebih mendalam terlebih dahulu. Prosedur yang saya jalankan terbentuk dari kesalahan yang diperbuat dalam waktu ini. Tools yang menunjang dan saya pakai sampai sekarang juga hasil trial dan error.

Jika Anda berminat untuk tau lebih jauh caranya membangun tim secara remote, bekerja dan berkomunikasi dengan baik, program apa yang harus dipakai dsb., jangan ragu untuk kontak saya di [email protected] atau melalui WhatsApp di +62811326588

Sukses untuk kita semua.

More Articles

8 Hal yang Saya Pelajari sebagai Business Owner di Kala Krisis Melanda

8 Hal yang Saya Pelajari sebagai Business Owner di Kala Krisis Melanda

Ketika krisis COVID-19 mulai melanda di Indonesia, saya menyadari bahwa ini adalah pertanda buruk bagi banyak hal—termasuk bagi bisnis. Wabah ini merupakan sesuatu yang tak dapat diprediksi. Seorang business owner andal tentu sudah mempersiapkan banyak rencana cadangan, tetapi siapa yang mengira bahwa sebuah pandemi akan menciptakan pukulan telak bagi bisnis di tahun 2020? Prediksi tahun ... Read moreRead more

Leave a Comment